Tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Sote Solutions Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 14.03.2024 Viimeisin muutos 17.05.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Sote Solutions Oy, PL 14, 50101 Mikkeli, Y-tunnus 3376056-7
asiakaspalvelu@sotespotter.fi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Ida Juusela
Sote Solutions Oy, PL 14, 50101 Mikkeli
asiakaspalvelu@sotespotter.fi
3. Rekisterin nimi
Sotespotter –verkkopalvelun käyttäjärekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Sote Solutions Oy käsittelee henkilötietoja liittyen Sotespotter -verkkopalveluun ja sen käyttöön.
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
Palvelun ylläpito ja tuottaminen
Teknisen tuen tarjoaminen käyttäjille
Markkinointi
Tilastollisen tiedon kerääminen palvelun kehittämiseksi
Käsittelyn oikeudelliset perusteet ovat käyttäjän suostumus ja oikeudellinen etu, eli palvelun tuottaminen asiakkaalle, tekninen käyttäjätuki ja palvelun kehittäminen.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisteriin tallennetaan palveluun rekisteröityvien työnantaja- ja työnhakijakäyttäjien tietoja.
Rekisteriin tallennettavia työnantajien tietoja ovat henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yrityksen yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot sekä muut käyttäjän oma-aloitteisesti toimittamat tiedot.
Työnhakijakäyttäjien osalta tallennettavia tietoja ovat nimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, Valviran rekisteröintinumero, ammattinimike sekä tiedot työ- ja koulutushistoriasta, vapaavalintaiset tiedot omasta osaamisesta sekä muut käyttäjän oma-aloitteisesti toimittamat tiedot.
Henkilötiedot poistetaan vain käyttäjän pyynnöstä. Rekisteritietoja säilytetään ja niitä käsitellään vain siinä laajuudessa, kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisteröidyn tietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterinpitäjä Sote Solutions Oy.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan käyttäjiltä rekisteröitymisen yhteydessä sekä asiakkaiden muokattavissa olevista käyttäjäprofiileista. Tietoja voidaan saada myös puhelimitse, sähköpostitse, sosiaalisen median palveluiden kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, joka on suojattu palomuurin ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Rekisterin käyttäjillä on salassapitovelvollisuus.
Rekisteri on suojattu käyttämällä suojattua yhteyttä (https) ja palomuuria, edellyttämällä käyttäjätunnusta ja salasanaa ja ohjelmistojen jatkuvilla päivityksillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).