Vinkit hyvään perehdytykseen
Perehdytys on äärimmäisen tärkeä ja liian usein laiminlyöty osa sosiaali- ja terveydenhuollon työtä. Perehdytystä ei tule unohtaa, sillä se on yhteydessä työn tekemiseen, työhyvinvointiin, asiakaskokemukseen, turvallisuuteen ja kustannuksiin. Haastattelimme Jaana Kokkoa, perehdytyksen muutosvalmentajaa ja työhyvinvointiasiantuntijaa, joka tarjoaa yrityksensä kautta tukea perehdytyksen suunnitteluun, toteuttamiseen ja kehittämiseen. Poimi tästä Jaanan vinkit onnistuneeseen perehdytykseen!
kuvat: haastateltava
Miksi perehdytys on tärkeää?
“Perehdytys pohjautuu työturvallisuuslain 14 pykälään. Sen mukaan työnantajan tulee varmistaa, että jokainen työntekijä saa riittävän perehdytyksen työhönsä. Onnistunut perehdytys auttaa työntekijää pääsemään nopeasti kiinni työtehtäviin ja sopeutumaan työyhteisöön. Toimimaton tai huonosti suunniteltu perehdytys puolestaan tuo lisäkustannuksia, kun työhön kiinni pääseminen hidastuu. On kallista, jos esimerkiksi käyttäjätunnuksia joudutaan odottamaan viikkokaupalla ja pahimmillaan selvittelyyn vaaditaan useamman ihmisen työaikaa. Huono perehdytys aiheuttaa mainehaittaa ja hankaloittaa tulevia rekrytointeja. Ennen kaikkea kyse on turvallisuudesta; puutteellinen perehdytys aiheuttaa sote-alalla asiakastyytymättömyyttä ja vaaratilanteita, joista voi aiheutua myös juridisia seuraamuksia.”
Millaisia haasteita perehdytyksessä voi olla?
“Perehdytystä saatetaan kartella siksi, ettei työyhteisön sisällä ole selvää, mitä yhteiset työkäytännöt ovat. Työvälineissä ja työtehtävissä voi olla erilaisia toimintatapoja, mikä ei välttämättä ole huono asia, mutta tuo haasteita perehdytykselle. Sote-alalla yhteisten toimintatapojen puute kasvattaa riskiä virheille ja huonolle asiakaskokemukselle.
Toisinaan monikulttuurisessa työympäristössä hankaluuksia voi aiheuttaa myös kielimuuri. Tällöin apua voi olla visuaalisista materiaaleista. Toisinaan mennään sen taakse, ettei riittävään perehdytykseen ole aikaa. Sote-alalla ajan puute ja perehdytettävien asioiden suuri määrä tuovat haasteita. Perehdytettävät saattavat olla työuransa alussa, jolloin esimerkiksi hoidollisiin tehtäviin saattaa liittyä epävarmuutta ja kokemuksen puutetta.
On mielestäni tärkeää huomioida, että perehdytys on lakisääteinen työtehtävä. On johdon tehtävä varmistaa, että siihen on varattu riittävästi aikaa ja resursseja, ja se kytketään osaksi työn suunnittelua. Vaikka perehdytysmateriaalinen laatiminen huolella voi viedä alussa aikaa, on niiden päivittäminen jatkossa nopeampa ja ne helpottavat perehdyttämistä.”
Kuinka perehdytys ja työhyvinvointi ovat yhteydessä toisiinsa?
“Erittäin vahvasti! Työntekijän motivaatio ja sitoutuminen kasvavat, kun hän kokee onnistuvansa työssään ja saa hyvää palautetta. Palautteen puute ja jatkuva epävarmuus siitä, tekeekö asioita oikein, on puolestaan on hyvin kuormittavaa. Perehdytyksessä tulisi myös huomioida informaatiokuorman kohtuullisuus. Perehtyjän harteille ei kuulu kaataa valtavaa määrää uutta tietoa ja olettaa, että hän osaa asiat, kun ne on kerran hänelle kerrottu.
Perehdytys tulisi ymmärtää myös muutosprosessina: uuteen työpaikkaan tuloon saattaa liittyä myös työntekijän laajempia elämänmuutoksia, kuten muutto uudelle paikkakunnalle. Siihen voi liittyä monenlaisia tunteita, kuten haikeutta ja jännitystä. Laadukas perehdytys on ennaltaehkäisyä ja se vähentää esimerkiksi sairaspoissaolokustannuksia. Kun perehdytys on hoidettu hyvin, työ soljuu ja työntekijän on myös helpompaa kysyä neuvoa kollegoiltaan.”
Millaista on hyvä perehdytys?
“Hyvään perehdytykseen tarvitaan kaksi asiaa; laadukkaat ohjeet ja hyvä vuorovaikutus. Perehdyttäjän vastuulla on luoda ilmapiiri, jossa oppiminen on turvallista. Liian stressaavassa tilanteessa oppiminen on mahdotonta, joten perehdyttäjän on tärkeää viestiä, ettei heti tarvitse osata kaikkea. Vuorovaikutukselle tulee varata aikaa ja varmistaa, ettei perehdytys ole pelkkää opiskelua, vaan myös rennommalle yhdessäololle olisi hyvä olla tilaa.
Perehdyttäjän tulee ymmärtää, ettei perehdytys ole pikasprintti; tutkimuksissa on todettu, että ihmisellä menee yleensä 6-12 kuukautta, että hän pääsee kunnolla sisään uuteen työhön ja työyhteisöön. Tuen tulisi olla erityisesti ensimmäisten kuukausien aikana vuorovaikutteista ja mahdollistaa palautteen antaminen puolin ja toisin.
Perehdytyksen kestoa on mahdotonta määrittää ennalta, sillä siihen vaikuttavat yksilölliset erot. Uuden oppiminen vaatii paljon toistoa, ja perehdytettävällä tulisi olla mahdollisuus saada tukea uusiin asioihin niin kauan, että hän sisäistää asiat. Perehdytys tulee ymmärtää oppimisprosessina. Siinä tulisi lähteä yksilöllisesti siitä, mitkä ovat kunkin tiedolliset ja taidolliset lähtökohdat. Lisäksi tulisi huomioida kullekin ominaisimmat tavat oppia; toinen oppii lukemalla, toinen tekemällä, joku voi hyötyä visuaalisuudesta. Hyvä perehdytys on konkreettista ja sovellettavissa toimintaan.
Johdon on myös tärkeää osata nähdä uuden henkilön tulo muutoksena, joka koskettaa koko henkilöstöä. Uuden työntekijän tulo vaikuttaa aina koko työyhteisöön ja muuttaa ryhmän dynamiikkaa. Myöskään perehdytystä ei tulisi ajatella irrallisena osana muusta tiimistä, vaan koko työyhteisön asiana. Lisäksi perehdytys tulisi ymmärtää jatkuvana osaamisen kehittämisen keinona ja huomioida, että perehdytystä tarvitaan aina kun esimerkiksi uusia työvälineitä tai järjestelmiä otetaan käyttöön tai työtehtäviin tulee muutoksia.”
Jaanan vinkit perehdyttäjälle:
1. Perehdytyspolusta tai -suunnitelmasta ei tule tehdä liian monimutkaista; mitä yksinkertaisempi, sen parempi! Hyvä lähtökohta on miettiä, mitä työtehtäviä uuden työntekijän tulisi oppia ja missä aikataulussa, minkä jälkeen suunnitelman toteutumista ja oppimista seurataan.
2. Osallista henkilöstöä suunnitteluun! Kuten kaikessa palvelumuotoilussa, myös perehdytyksessä paras lopputulos saadaan, kun sitä tehdään lähellä käyttäjiä niin, että se perustuu heidän todellisiin tarpeisiinsa.
3. Vuorovaikutus keskiöön! Uudelle työntekijälle voi esimerkiksi merkitä paljon, että häneen ollaan etukäteen yhteydessä, toivotetaan tervetulleeksi ja annetaan selkeät ohjeet siitä, mihin ensimmäisenä päivänä tullaan. Auta, tue ja vastaa kysymyksiin. Muista olla selkeä ja varmistaa, että perehdytettävä ymmärtää.
4. Muista laadukkaat materiaalit! Hyvin laaditusta aineistosta on paljon hyötyä. Visuaalisten materiaalien käyttöä kannattaa hyödyntää. Esimerkiksi lyhyet ohjevideot ja monikulttuurisessa työympäristössä eri kielille käännetyt ohjeet voivat helpottaa perehdytystä.
Lisää vinkkejä perehdytykseen ja lisätietoa Jaanan yrityksen palveluista löydät osoitteesta http://www.parempityokulttuuri.fi ja Instagramista @parempityökulttuuri. Löydät Jaanan myös LinkedInistä nimellä Jaana Johanna Kokko.